Solicitudes de FOIA

Derechos y responsabilidades

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades de la Oficina del Gobernador bajo The Virginia Freedom of Information Act

La The Virginia Freedom of Information Act (“FOIA”), ubicada en el § 2.2-3700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escritura o grabación—independientemente de si es un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato—que sea preparado o poseeda, o en posesión de un organismo público o de sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos.  Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que su propósito es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas sobre las actividades gubernamentales.  Para avanzar en esta política, la FOIA exige que la ley se interprete de forma liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita la retención de registros públicos debe interpretar de forma restrictiva.

Aplicar registros públicos a la Oficina del Gobernador

• Puede aplicar registros públicos a la Oficina del Gobernador ("la Oficina") a través del Portal NextRequest de la Oficina del Gobernador, correo postal de EE. UU., fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no exige que emplees ningún método específico para transmitir tu solicitud.  La FOIA tampoco exige que tu solicitud sea por escrito, ni que declares que aplicar registros conforme a la FOIA.
  • Desde un punto de vista práctico, puede ser útil tanto para ti como para la persona que recibe tu solicitud ponerla por escrito. Esto te permite crear un registro de tu solicitud.  También nos da una declaración clara de los registros que aplicar, para que no malentendió sobre una petición verbal.  Sin embargo, no podemos negarnos a responder a tu solicitud FOIA si decides no ponerla por escrito.
• Su solicitud debe identificar los documentos que aplicar con "especificidad razonable". Es un estándar de sentido común.  No se refiere ni limita el volumen ni el número de registros que aplicar; En cambio, requiere que seas lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que buscas.
• Tu solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA te otorga el derecho a inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se estén haciendo preguntas generales sobre el trabajo de la Oficina, ni exige que la Oficina cree un registro que no existe.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato empleado por la Oficina en el curso habitual de la compañía.
  • Por ejemplo, si aplicar registros mantenidos en una base de datos Excel, puedes optar por recibir esos registros electrónicamente, por email, en un disco de computadora o memoria USB, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.

Responsabilidades de la oficina al responder a tu solicitud

• La Oficina debe responder a su solicitud en un plazo de cinco días laborables desde su recepción. "Día Uno" se considera el día luego de recibir tu solicitud.  El periodo de cinco días no incluye fines de semana, festivos ni otros días en los que la oficina esté cerrada para trabajar.
• La razón detrás de su solicitud de registros públicos a la Oficina es irrelevante, y no tiene que explicar por qué quiere los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que la Oficina te exija que proporciones tu nombre y dirección legal.
• La FOIA exige que la Oficina responda a su solicitud en el plazo de cinco días:
  1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
  2. Retenemos todos los registros que aplicar, porque todos están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retendidos, debemos enviarte una respuesta por escrito.  Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se están reteniendo, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener dichos registros.
  3. Proporcionamos algunos de los registros que aplicar, pero ocultamos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte está sujeta a una exención.  En ese caso, podemos redactar la parte del expediente que pueda ser retenida y debemos proporcionarle el resto del expediente.  Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros aplicar.
  4. Le informamos por escrito de que los registros aplicar no pueden encontrar o no existen (no disponemos de los registros que aplicar). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros aplicar, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta a usted.
  5. Si es prácticamente imposible que la Oficina responda a su solicitud dentro del plazo de cinco días, debemos informarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días laborables adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de doce días laborables para responder.  En el caso de expedientes de investigación penal aplicar conforme al § 2.2-3706.1 del Código de Virginia, disponemos de 60 días laborables adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 65 días laborables para responder.
• Si aplicar un número muy grande de registros y consideramos que no podemos proporcionarle los registros en un plazo de doce días laborables sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos aplicar al tribunal un plazo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA exige que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo contigo respecto a la presentación de los registros antes de acudir al tribunal para aplicar más tiempo.

Cargos

• Un organismo público puede imponer cargos razonables que no superen el costo real incurrido en acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros aplicar. Ningún organismo público impondrá tasas o gastos extras, intermedios o excedentes para recuperar los costos generales asociados a la creación o mantenimiento de registros o a la realización de los asuntos generales del organismo público.  Cualquier tasa de duplicación cobrada por un organismo público no superará el costo real de duplicación.  Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público deberá notificar por escrito al solicitante que el organismo público puede realizar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido en acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros aplicar y preguntar al solicitante si desea aplicar una estimación de costos antes de la entrega de los documentos aplicar según lo establecido en el apartado F del § 2.2-3704 del Código de Virginia.
• Puede que tengas que pagar por los registros que aplicar a la Oficina. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes FOIA.  Esto incluiría elementos como el tiempo del personal dedicado a buscar los registros aplicar, costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los documentos aplicar.  Las tarifas actuales se calculan en función de las tarifas horarias y no incluyen los costos generales generales.
• Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
• Puede aplicar que prevéamos con antelación los costos por la entrega de los documentos que aplicar. Esto te permitirá informarte de cualquier costo desde el principio o la oportunidad de modificar tu solicitud para intentar reducir los costos estimados.  Los cinco días que tenemos para responder a tu solicitud no incluyen el tiempo entre que te enviamos la cotización y cuando respondes.  Si no responde en un plazo de treinta días, su solicitud se considerará retirada.
• Si nos debes dinero por una solicitud FOIA anterior que permaneció sin pagar más de treinta días, la Oficina puede requerir el pago de la factura atrasada antes de responder a tu nueva solicitud FOIA.
• La Oficina se reserva el derecho de cobrar por solicitudes que sean inusualmente voluminosas, que consuman mucho tiempo o sean excesivas.

Exenciones

La ley de Virginia permite a la Oficina retener ciertos registros de la divulgación pública.  La Oficina suele retener documentos conforme a las siguientes exenciones (también pueden aplicar otras):

• Información de personal (§ 2.2-3705.1(1))
• Secreto profesional abogado-cliente (§ 2.2-3705.1(2))
• Producto del trabajo de abogados (§ 2.2-3705.1(3))
• Información propietaria del proveedor (§ 2.2-3705.1(6))
• Información relacionada con la negociación y adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1(12))
• Documentos de trabajo y correspondencia de la Oficina del Gobernador (§ 2.2-3705.7(2))