Solicitudes de FOIA

Política de la Ley de Libertad de Información de Virginia de la Oficina del Asesor Jurídico

La Oficina del Gobernador solo tiene registros que están bajo la custodia física de la Oficina del Gobernador. La Oficina del Gobernador no incluye agencias estatales individuales.

Revisado el 7de noviembre de 2019

Propósito

Establecer un proceso eficiente y eficaz para proporcionar respuestas oportunas y completas a las solicitudes en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia (§ 2.2-3700 y siguientes) (FOIA o Ley); facilitar el cumplimiento por parte de la Oficina del Gobernador de los requisitos de divulgación pública de la Ley; y asesorar a las personas que soliciten la divulgación de registros públicos en virtud de la Ley sobre sus derechos y las responsabilidades del organismo público que responda.

Alcance

Esta Política se aplica a todas las solicitudes FOIA dirigidas a la Oficina del Gobernador, que incluye al Gobernador; el Jefe de Gabinete del Gobernador, el Asesor Legal, el Director de Políticas y los Secretarios del Gabinete; el Asistente del Gobernador para Asuntos Intergubernamentales; y aquellas personas a las que el Gobernador delegó autoridad conforme al Virginia Code § 2.2-104 (Oficina).

Derechos y responsabilidades bajo la Ley

La Ley, § 2.2-3700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios con circulación en la Commonwealth el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios y empleados públicos. Un registro público es cualquier escritura o grabación—independientemente del formato—que sea preparada o poseedora de, o en posesión de, un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exclusión legal específica. El propósito de la FOIA es promover la concienciación pública sobre las actividades gubernamentales. La FOIA debe interpretar de forma generosa a favor del acceso, y cualquier exclusión que permita la retención de registros debe interpretar de forma restrictiva.

Derechos FOIA del solicitante

Los ciudadanos de la Commonwealth y los representantes de los medios de comunicación con circulación en la Commonwealth pueden: - Solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos. - Solicitar que se calcule por adelantado el costo de los registros solicitados. - Presentar una petición de conformidad con el artículo 2.2-3713 en un tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA. - Presentar solicitudes FOIA por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no exige que las solicitudes se hagan por escrito ni que se cite específicamente la FOIA. Sin embargo: - Las solicitudes por escrito ayudan a documentar y aclarar qué registros se buscan. - Las solicitudes deben identificar los registros con una «especificidad razonable». - La FOIA solo se aplica a los registros, no a preguntas generales. - Los solicitantes pueden optar por recibir los registros electrónicamente en cualquier formato utilizado habitualmente por la Oficina. Si se necesita alguna aclaración, la Oficina colaborará con el solicitante. La FOIA no es un proceso contradictorio.

Responsabilidades de la oficina al responder a una solicitud FOIA

La Oficina debe responder en un plazo de cinco (5) días laborables desde la recepción de la solicitud. "Día Uno" comienza el primer día laborable tras la recepción. Se excluyen los fines de semana y festivos. Las solicitudes recibidas luego de 5:00 p.m. EST se consideran recibidas el día laborable siguiente. La Oficina no preguntará por qué se aplicar los registros, pero puede aplicar el nombre y la dirección legal del solicitante. Dentro del plazo de cinco días, la Oficina debe responder mediante: - Proporcionar todos los registros aplicar - Retener todos los registros bajo una exclusión legal específica (con explicación escrita citando la ley aplicable) - Proporcionar algunos registros y redactar otros, con cita a la exclusión legal aplicable - Notificar al solicitante por escrito si se necesita tiempo adicional debido a problemas logísticos (hasta siete días laborables adicionales) Para solicitudes excepcionalmente grandes, la Oficina puede aplicar tiempo adicional al tribunal bajo la FOIA tras intentar restringir el alcance con el solicitante.

Costos

La FOIA permite a la Oficina cobrar por los costos reales incurridos, incluyendo el tiempo del personal, la copia de copias y los gastos directamente relacionados. Los costos generales generales pueden no cobrar. Si los costos estimados superan200$, puede requerir un depósito. Los solicitantes pueden aplicar una cotización de costo por adelantado para ajustar el alcance si lo desean.

Exclusiones comúnmente empleadas

La Oficina suele retener registros bajo las siguientes exclusiones (también pueden aplicar otras):

• Registros de personal § 2.2-3705.1(1)
• Secreto profesional abogado-cliente § 2.2-3705.1(2)
• Producto del trabajo del abogado § 2.2‑3705.1(3)
• Información propietaria del software del proveedor § 2.2-3705.1(6)
• Registros de negociación de contratos y adjudicación § 2.2-3705.1(12)
• Documentos de trabajo y correspondencia del Gobernador § 2.2-3705.7(2)