Revisado el 7de noviembre de 2019

Propósito

• Establecer un proceso eficiente y eficaz para proporcionar respuestas oportunas y completas a las solicitudes conforme a la Ley de Libertad de Información de Virginia (§ 2.2-3700, et seq.) (FOIA o Ley);
• Para facilitar el cumplimiento de la Oficina del Gobernador con los requisitos de divulgación pública de la Ley; y
• Asesorar a una persona que busca la divulgación de registros públicos conforme a la Ley sobre sus derechos y las responsabilidades del organismo público que responde.

Alcance

Esta Política se aplica a todas las solicitudes de FOIA dirigidas a la Oficina del Gobernador, que incluye al Gobernador; el jefe de gabinete del gobernador, el consejero, el director de políticas y los secretarios del gabinete; el Asistente del Gobernador para Asuntos Intergubernamentales; y aquellas personas a las que el Gobernador ha delegado su autoridad de conformidad con el Código de Virginia § 2.2-104 (Oficina).

Derechos y responsabilidades en virtud de la Ley

La Ley, § 2.2-3700, et. seq. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación con circulación en la Commonwealth, el acceso a los registros públicos en poder de los organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exclusión legal específica.

El propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte del público de las actividades gubernamentales. La FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exclusión que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

DERECHOS FOIA DEL SOLICITANTE

Los ciudadanos del Commonwealth y los representantes de los medios de comunicación con circulación en el Commonwealth pueden:

• Solicitud para inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos;
• Solicitar que se estimen por adelantado los cargos por los registros solicitados;
• Presentar una petición de conformidad con el § 2.2-3713 en un tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA, si el solicitante cree que se han violado sus derechos bajo la FOIA; y
• Solicite registros por correo postal de EE. UU., fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. FOIA DOE exige que la solicitud se haga por escrito ni DOE es necesario que indique específicamente que se buscan registros bajo FOIA. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:
• Puede ser útil tener una solicitud por escrito. Esto proporciona un registro de la solicitud. También proporciona una declaración clara de los registros que se solicitan, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, la Oficina responderá a las solicitudes verbales de FOIA si no es por escrito.
• La solicitud debe identificar los registros solicitados con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No DOE referirse ni limitar el volumen o el número de registros que se pueden solicitar; más bien, exige que la petición sea lo suficientemente específica para que la Oficina pueda identificar y localizar los registros solicitados.
• La solicitud debe solicitar registros o documentos. FOIA otorga el derecho a inspeccionar o copiar registros; no DOE aplicable a una situación en la que se formulan preguntas generales sobre la labor de la Oficina.
• La persona que solicite los registros podrá optar por recibir documentos electrónicos en cualquier formato utilizado por la Oficina en el curso ordinario de sus actividades. Por ejemplo, si se solicitan registros mantenidos en una base de datos de Excel, la solicitud puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.

Si la Oficina tiene preguntas sobre una solicitud, intentará trabajar con la persona que realiza la solicitud para comprender qué información se busca. Presentar una solicitud FOIA no es un proceso contradictorio, pero la Oficina puede necesitar una aclaración con respecto a la solicitud.

LAS RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA AL RESPONDER A UNA SOLICITUD DE FOIA

La Oficina deberá responder a una solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Se considera "Día Uno" el día después de recibir la solicitud. El período de cinco días no DOE incluir fines de semana ni días festivos. Si se recibe una solicitud después de las 5pm EST, la solicitud se considerará recibida el siguiente día hábil.

No se requiere el motivo de la solicitud de registros públicos.  La Oficina no preguntará por qué se solicitan los registros. Sin embargo, FOIA DOE permite a la Oficina preguntar el nombre y la dirección legal del solicitante.

La FOIA requiere que la Oficina haga una de las siguientes respuestas a una solicitud dentro del período de cinco días:

• Proporcionaremos los registros públicos solicitados en su totalidad.
• Retendremos todos los registros públicos solicitados, porque todos ellos están sujetos a exclusiones legales específicas. Si se retienen todos los registros, la Oficina debe proporcionar una respuesta por escrito. Esa respuesta escrita debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen y establecer la sección específica del Código de Virginia que protege el registro público contra su divulgación.
• Proporcionaremos algunos de los registros públicos solicitados, pero retendremos otros. La Oficina no puede retener un registro completo si sólo una parte del mismo está sujeto a una exclusión. En ese caso, la Oficina puede redactar la parte del registro que puede ser retenida y debe proporcionar el resto del registro público. La Oficina debe proporcionar una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados.
• Si a la Oficina le resulta logísticamente imposible responder a una solicitud dentro del plazo de cinco días, deberá indicarlo por escrito, explicando las circunstancias. Esto le dará a la Oficina siete (7) días hábiles adicionales para responder la solicitud.

Si la solicitud se refiere a un gran número de registros públicos y la Oficina no puede proporcionar los registros en un plazo de doce (12) días sin interrumpir otras responsabilidades organizativas, la Oficina puede solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a la solicitud. Sin embargo, la FOIA exige que la Oficina haga un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con el solicitante sobre el alcance de la solicitud o la producción antes de presentar la petición ante el tribunal.

Costos

• La Oficina puede exigir a una persona que busca registros públicos que pague por los registros. La FOIA permite a la Oficina cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo dedicado por el personal a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
• Si la Oficina estima que costará más de $200 responder a una solicitud, la Oficina puede exigir a la persona que solicita los registros públicos que pague un depósito antes de que la Oficina proceda a responder a la solicitud.
• Una persona que solicite registros públicos puede solicitar que la Oficina calcule por adelantado los cargos por proporcionar los registros solicitados. Esto permitirá que la persona que busca el registro comprenda los costos por adelantado, o le dará la oportunidad de modificar la solicitud en un intento de reducir los costos estimados.

EXCLUSIONES DE USO COMÚN

La Ley permite a cualquier organismo público retener ciertos registros para su divulgación pública. La Oficina comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exclusiones (aunque otras exclusiones bajo la Ley o el Código de Virginia también pueden proteger un registro público de su divulgación):

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1(1));
• Registros sujetos a la prerrogativa del secreto profesional entre abogado y cliente (§ 2.2-3705.1(2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1(3));
• Software de información propiedad del proveedor (§ 2.2-3705.1(6));
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1(12)); y
• Documentos de trabajo y correspondencia del Gobernador (§ 2.2-3705.7(2)).